「暮らせる蔵」を設計中の刈谷のＭ様と打合せをしました。
通常、2週間に1回の割合で打合せを行うのですが、前回はあまり、打合せが進まなかったので、打合せを設定してもらいました。
いつも、打合せ議題をいくつもピックアップして、「レジメ」という書類にまとめて、打合せに臨んでいます。そして、打合せが終わった後に、議事録にまとめ、メールで送っています。
そして次回打合せまでに読んでおいていただき、相互に思い違いがないようにしています。
また、言った、言わないというトラブルを避けるためでもあります。人間の記憶力には限界があります。打合せの最中にもメモは取るのですが、説明に忙しく、細かなメモは取りきれません。
そこで、議事録を書くことによって、記憶を呼び覚まし、思い出すという作業にもなっているのです。
また、建主の方の記憶もやはり、限界があるので、議事録を読んで、思い出していただくのも重要なのです。
もし、受け取った議事録に打合せと違うことが書いてあれば、指摘していただいてけっこうです。
次回打合せの冒頭に、まず、送った議事録の内容が正しかったのか、いつも確認しています。
しかし、以前決めたことが、次の打合せで変わることはよくありますので、この議事録は次回打合せまでの一時的な決定事項となります。
最終的には設計図面に、それまでの打合せ内容が反映されたものになるのです。
工事中にも、建主との打合せはあります。色の打合せなどがあるからです。これも議事録にまとめます。
時間はかかるのですが、議事録を書くことは大変重要なことだと私達は考えていますが、果たして、他の設計事務所やハウスメーカー、工務店はどうでしょうか。議事録を渡しているのでしょうか？
レジメをまとめ、打合せ時に、そこに書かれた議題に沿って打合せを進めるのも大事なことだと思います。レジメをまとめる時に、何を説明すべきか、また、この議題はまだ検討中で説明できないなとか、ここまで設計が進んだなとか頭の整理ができるというメリットもあります。
設計打合せのたびに、作図された図面が増えていくのは理想ですが、必ずしもそうではありません。打合せに提出する図面などは打合せのたたき台と考えていますので、説明し、建主の意見や要望をお聞きし、それを次回、訂正してというように、同じ種類の図面を何回も訂正しながら、図面は作られていきます。